Videokonferenz

Chatprogramme und Videokonferenzen

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Alle müssen/wollen im Homeoffice weiterhin in Kontakt mit Mitarbeitenden/Kunden bleiben. Seit einigen Tagen werden wir der Frage bombardiert "Welches Tool soll ich für Konferenzen verwenden". Aus diesem Grunde stellen wir Ihnen drei Business Produkte vor. 

Was sollte eine Videokonferenz-Lösung bieten?

Wer jetzt ein Meeting oder auch nur ein One-to-One-Gespräch per Videokonferenz führen will, der braucht heute nebst einem PC mit Mikrofon, Lautsprecher und Kamera nur noch eine Internetverbindung. Mit einem Laptop ist meist bereits alles da und Sie können sofort starten. Eine Videokamera ist aus unserer Sicht nicht immer zwingend notwendig. Die benötigte Software wird teilweise bereits mit dem Betriebssystem geliefert oder lässt sich herunterladen. Noch besser sind Lösungen die direkt im Browser laufen, so brauchen Sie keine Installation. Für die Verbindungsaufnahme genügt ein Einwahl-Code oder der Klick auf den Link im Einladungs-E-Mail. 

Der Funktionsumfang zwischen Unternehmenslösungen und Consumer-Produkten wie Skype ist auf den ersten Blick nicht immer ersichtlich. In der Webkonsole plant man Meetings, pflegt Kontakte und startet mithilfe von Präsenzinformationen Videokonferenzen oder Chats. Den Unterschied machen die teils sehr umfangreichen Zusatzfunktionen.

Was sollte die Lösung auf jeden Fall aufweisen:

  • Wahlweise mit oder ohne Bildübertragung
  • Bildschirmfreigaben (Screensharing) wenn möglich auf Programmebene (also nicht den ganzen Screen). 
  • Aufzeichnung der Sitzung/Konferenz

Das Screensharing ist eine der wichtigsten Funktionen für die Zusammenarbeit und damit eine Schlüsselfunktion bei der Auswahl der Lösung. Die Vorteile des „Bildschirmteilens“ liegen auf der Hand: Alle Teilnehmer sehen dasselbe Fenster, denselben Desktop oder das gleiche Dokument und können die Unterlagen. Ist der Ersatz des Beamer, wenn Sie "normal" Meeting-Teilnehmer sind. 

 

Microsoft TeamsMicrosoft Teams

Vereinigt die Teammitglieder mithilfe des Gruppenchat-Tools, es bietet Dateifreigabe, Online-Besprechungen und Anrufe.

Für Unternehmen geeignet. Mit Office Anwendungen (Word, Excel, Outlook) CHF 12.30 Benutzer/Monat.
> zu Teams

Wichtig: Wegen der Coronakrise können Sie das zu Office 365 gehörende und eigentlich kostenpflichtige Teams bis Januar 2021 kostenlos nutzen. Mehr dazu lesen Sie hier.

Alle Teilnehmer benötigen Microsoft Teams. Zusätzlich wird ein Headset/Kamera am Computer oder Teams App auf deinem Smartphone benötigt.

 

Zoom

Tool zoomZoom vereint Videokonferenzen, Online-Meetings und Gruppennachrichten auf einer Plattform. Die kostenlose Version ist limitiert auf 40 Minuten bei Gruppenbesprechung.

Längere Zeitlimit für Zoom Meetings & Chat verfügbar
ab 14,99 $/Monat
> zu Zoom

Eine Person muss sich bei Zoom registrieren. Andere Personen können via Mail eingeladen werden. Headset/Kamera am Computer oder Zoom App auf deinem Smartphone.

ACHTUNG:
Zoom steht in der Kritik wegen unzureichendem Datenschutz, wir raten von der Benutzung ab! Weitere Informationen finden Sie HIER

 

Circuit

Tool circuitIn der Circuit App haben Sie alles was Sie benötigen wie Sprache, Video, Screensharing, Chat und Dateifreigabe.

Gratis-Abo bis zu 3 Teilnehmer pro Telefonkonferenz.
> zu circuit

Eine Person muss sich bei Circuit registrieren. Andere Personen können via Mail eingeladen werden. Headset/Kamera am Computer oder Circuit App auf deinem Smartphone.

Weitere Webkonferenz Software

 

Tipps zum Verhalten

  • In jeder Videokonferenz sollte es einen Leiter geben – nicht unbedingt nach Hierarchie, sondern themenbezogen oder auch rotierend.
  • Schliessen Sie alle andere Programme und Handy weglegen. 
  • Wenn Sie die Konferenz aufzeichnen, weisen Sie gleich zu Beginn daraufhin.
  • Auch wenn man per Video verbunden ist, muss nicht alles über die Kamera laufen.
  • Bei grösseren Gruppen kann es eine gute Idee sein, das Chatfenster zu nutzen, um rasch eine Umfrage zu starten. Bitten Sie die Teilnehmer, einfach "ja" oder "nein" zu schreiben, statt umständlich von jedem eine Antwort einzuholen – oder eine Zahl von 1 bis 10, wenn es um Bewertungen oder Stimmungen geht.
  • Oft ergibt es sich spontan, dass Sie Kollegen etwas auf Ihrem Rechner zeigen wollen. Da ist es eine gute Idee, aber bitte vorher schauen, welche Tabs Sie offen haben, welche Bookmarks sichtbar sind und wie Ihr Desktop aussieht. Netflix vorher schliessen 😱.
  • Auch wenn das Home-Office zu gemütlicher Kleidung lädt, sollte das Oberteil dennoch bürotauglich sein (die Jogginghose bekommt niemand zu Gesicht).
  • Stellen Sie den Laptop oder Computer so, dass sich die Lichtquelle hinter der Kamera befindet, beispielsweise zwei Lampen rechts und links vom Gerät aufstellen. 
  • Schauen Sie während einer Videokonferenz möglichst nicht auf den Bildschirm, sondern direkt in die Kamera. So sieht der Konferenzpartner nicht dauernd eine Person mit gesenktem Blick vor sich, sondern kommuniziert mit Augenkontakt.